Подготовьте перечень и схему
Разделите имущество на мебель, технику, документы и личные вещи сотрудников. Отметьте предметы, требующие разборки, специальной упаковки или отдельной ответственности. Заранее решите, что не переезжает.
Составьте схему нового офиса и присвойте помещениям короткие обозначения. На каждой коробке укажите кабинет, содержимое и ограничения. Маркировка «офис» мало помогает при разгрузке, а «переговорная, кабели, коробка 2 из 3» даёт понятное действие.
Согласуйте оба здания
Проверьте время доступа, бронирование лифта, место остановки и ограничения на шумные работы. Уточните внешние размеры разобранной мебели и ширину проходов. На новом адресе заранее освободите зоны приёмки.
Технику отключают и подготавливают ответственные сотрудники по правилам своей организации. Отдельно определите порядок обращения с носителями данных и документами. Не включайте в общую партию предметы, которые компания решила перевозить под личным контролем.
Организуйте разгрузку
Загружайте с учётом последовательности выгрузки и согласованного крепления. На новом месте нужен сотрудник, который направляет вещи в нужные помещения и сверяет список. Иначе экономия на подготовке оборачивается повторными переносами.
После перевозки проверьте комплектность и состояние имущества до утилизации упаковки. Зафиксируйте замечания и ответственных за оставшиеся работы. Финальный критерий переезда — готовность помещений к работе, а не только пустой кузов.
Короткий чек-лист
- Есть перечень имущества и план помещений
- Коробки промаркированы по кабинетам
- Доступ и лифты согласованы
- На приёмке назначен ответственный