Груз и машина
Начните с наименования груза, количества мест, суммарной массы и размеров самых крупных предметов. Добавьте общий объём, упаковку, допустимость штабелирования и ограничения по ориентации. Отметьте хрупкие элементы и чувствительность к погоде.
Укажите требуемый способ погрузки: вручную, погрузчиком, с рампы или с использованием согласованного оборудования. Если модель машины не принципиальна, лучше описать нужные параметры кузова, чем заказывать её по привычному названию.
Маршрут и временные окна
Перечислите все адреса в порядке посещения. Для каждого нужны название организации или склада, точка въезда, условия пропуска и временное окно. Разделите желаемое время приезда и жёсткое ограничение приёмки.
Укажите контакт ответственного, его роль и доступность в день рейса. При необходимости передайте водителю схему подъезда. Если документы или пропуск оформляются заранее, проверьте сроки передачи данных машины.
Завершение и изменения
Определите, как компания узнаёт о подаче, завершении погрузки и вручении груза. Это могут быть короткие сообщения, отметки в согласованной системе или звонок ответственному. Важно выбрать один понятный порядок.
Сохраните подтверждённую версию заявки. При изменениях отправляйте обновлённые данные с явным указанием, что поменялось. Конструктор TripScan помогает собрать черновик и скачать его текстом; отправку выбранному перевозчику вы выполняете самостоятельно.
Короткий чек-лист
- Груз описан измеримыми параметрами
- У каждого адреса есть окно и контакт
- Прописаны погрузка и доступ
- Подтверждена одна актуальная версия заявки